DALYKINIO BENDRAVIMO TELEFONU ATMINTINĖ
Dalykiniams (darbo) pokalbiams galioja tam tikros etiketo taisyklės, kurias verta (ir būtina!) mokėti.
- Reikia vengti darbinių skambučių ne darbo metu. Darbo ar kitokiais dalykiniais reikalais (įstaigos, įmonės vadovui, darbuotojui, tarnautojui) mandagu skambinti nuo 8 val. iki darbo laiko pabaigos, bet ne vėliau nei 21 val. Galima skambinti ir kitu metu, jei pokalbio laikas yra iš anksto sutartas.
- Atsiliepiant tarnybiniu telefonu, būtina pasakyti įstaigos (įmonės) pavadinimą, savo pareigas, vardą ir pavardę ir pasisveikinti. Pvz.: Širvintų rajono savivaldybės priimamasis, Jonė Jonaitė, laba diena (labas rytas, labas vakaras)! Administracijos Teisės, personalo ir civilinės metrikacijos skyrius, vyriausioji specialistė Vardenė Pavardenė, laba diena (labas rytas, labas vakaras)! Sveikintis galima dvejaip: neutralioji bendrinės lietuvių kalbos norma yra pasakymas laba diena (vardininkas). Šalutinis normos variantas – labą dieną (galininkas).
- Jei jūs esate skambintojas, kai jums atsiliepia, pirmiausia taip pat būtina prisistatyti. Pirmiausia pasisveikinkite, pasakykite savo pavardę, vardą (įstaigą ir pareigas, jei tai susiję su klausimais, dėl kurių skambinate). Jei skambinate į įstaigą kaip fizinis asmuo, taip pat būtina prisistatyti. Prisistačius reikia paklausti, ar atsiliepusysis gali kalbėti šiuo metu, o išgirdus teigiamą atsakymą, išdėstomos problemos, klausimai ar pasiūlymai, dėl kurių skambinama.
- Kai atsiliepiant tarnybiniu telefonu šalia yra kitų žmonių (klientų), jų atsiprašome, atsiliepiame, atsiprašome skambinančiojo ir siūlome paskambinti vėliau. Kalbame kuo trumpiau.
Apskritai reikia vengti kalbėti telefonu uždarose patalpose, kur yra daugiau žmonių (pvz., laukiant pas gydytoją). Jei skambutis labai svarbus, iš patalpos išeiname, o kalbėti pradedame tik išėję. Jei galimybės išeiti nėra, skambutį reikia atmesti, o vėliau perskambinti.
- Klasikinė etiketo taisyklė skelbia – svarbesnis yra tas žmogus, kuris sėdi prieš mane, o ne tas, kuris priėjo, paskambino ar parašė žinutę. Deja, šiai taisyklei dažniausiai nusižengiame, spontaniškai čiupdami viduryje pokalbio nuskambėjusį telefoną. Geriausia tokiu atveju pakelti ragelį ir nelaukiant pasisveikinimo trumpai pranešti, kad šiuo metu esate užsiėmęs ir paskambinsite vėliau. Naršymas telefone ir žinučių ar pastabų rašymas taip pat yra nepagarbos ženklas esantiems šalia.
- Pokalbyje reikėtų vengti žargono (net ir tada, kai pašnekovas kalba žargonu), nukrypimo į nereikšmingas smulkmenas, asmeniškumų, įvairių santrumpų, pvz.: PSPC (Pirminės sveikatos priežiūros centras), CMS (Civilinės metrikacijos skyrius) ir kt. Nors mums tos santrumpos aiškios, gali būti, kad pašnekovas nesupras, neižgirs ar supras kitaip.
- Kalbant telefonu, balsas atstoja akių kontaktą, aprangą, mimiką, manieras. Kalbėti reikia ramiu balsu, normaliu tempu (ne greitakalbe!), aiškiai artikuliuoti. Labai svarbu nesudaryti įspūdžio, kad skambinantysis yra nelaukiamas, todėl vengtinas bet koks irzlumas, nervingumas ar pykčio, susierzinimo gaidelės balse. Vengtinas ir familiarumas. Kalbėti reikia mandagiai, dalykiškai, pagarbiai.
- Jei pokalbis trumpas (pasitikslinimas, informacijos ar žmogaus paieška), būtina padėkoti už suteiktą informaciją ir atsisveikinti. Atsiliepusysis taip pat turi padėkoti už skambutį ir atsisveikinti. Jei pokalbis buvo ilgas, pabaigoje apibendrinama tai, dėl ko kalbėtasi, ir konstatuojama, kokie bus tolimesni veiksmai. Tada padėka už pokalbį (atsiliepusiojo – už skambutį) ir atsisveikinimas.
- Dalykinių susitikimų (posėdžių, susirinkimų, konferencijų, forumų ir kt.), kultūrinių renginių (filmų, spektaklių, minėjimų, oficialių švenčių, koncertų ir kt.) metu muziejuose, bažnyčiose ir kt. religiniuose pastatuose, laidotuvėse mobilieji telefonai (ir darbiniai, ir asmeniniai) privalo būti išjungti (arba bent išjungtas garsas). Kad ir kokios būtų mūsų pareigos ar statusas, neturime teisės trukdyti kitiems žmonėms.
Parengta pagal etiketo ir protokolo ekspertės, edukologės dr. Živilės Sederevičiūtės-Pačiauskienės medžiagą
Rima Nainienė, Teisės, personalo ir civilinės metrikacijos skyriaus vyriausioji specialistė
