DOKUMENTŲ RENGIMAS IR ĮFORMINIMAS
Dokumentų rengimą ir įforminimą reglamentuoja:
1. Lietuvos Respublikos įstatymų ir kitų teisės norminių aktų rengimo tvarkos įstatymas (,,Valstybės žinios, 1995, Nr. 41-991).
2. Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijos, patvirtintos Lietuvos Respublikos teisingumo ministro 2002 m. kovo 21 d. įsakymu (,,Valstybės žinios, 2002, Nr. 50-1923).
3. Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės, patvirtintos Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m. kovo 30 d. įsakymu Nr. 19 (,,Valstybės žinios, 2001, Nr. 30-1009) bei jų pakeitimai (,,Valstybės žinios, 2001, Nr. 42-1480, 94-3337; 2002, Nr. 70-2956).
4. Raštvedybos taisyklės, patvirtintos Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 m.gruodžio 28 d. įsakymu (,,Valstybės žinios, 2002, Nr. 5-211) ir jų pakeitimas (,,Valstybės žinios, 2002, Nr. 70-2957).
BENDRIEJI REIKALAVIMAI DOKUMENTŲ KALBAI:
1. Laikytis bendrinės lietuvių kalbos ir teisės terminijos.
2. Tekste neturi būti nereikalingų arba netaisyklingų žodžių, žodžių junginių, pastabų ir dviprasmybių.
3. Neleistina trumpinti žodžius, išskyrus atvejus, kai pateikiama nuoroda į leidinį, kuriame šis aktas oficialiai paskelbtas. Pirmą kartą minimas teisės akto pavadinimas negali būti trumpinamas.
4. Pirmenybė teiktina lietuviškiems terminams. Prireikus tarptautinis terminas gali būti nurodytas pagrečiui su lietuviškuoju (vienas iš jų skliausteliuose).
5. Dokumentas turi atitikti svetimžodžių keitimo lietuviškais atitikmenimis tvarkos, patvirtintos Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2000 m. lapkričio 6 d. nutarimu Nr. 1340 (,,Valstybės žinios, 2000, Nr. 95-2995), reikalavimus.
6. Dokumentuose turi būti vartojami tik sunorminti vietovardžiai.
DOKUMENTŲ RENGIMO YPATYBĖS
AKTAS
Tekstą sudaro įvadinė ir dėstomoji dalys ir išvados. Įvadinėje dalyje nurodomas akto surašymo pagrindas, jį surašę asmenys. Jei aktą rašo komisija, nurodomas jos sudarymo pagrindas, surašomi komisijos pirmininko ir narių vardai, pavardės, gali būti nurodomos ir jų pareigos. Jei tiriant įvykį ar faktą dalyvauja kviestieji asmenys ar liudytojai, jie taip pat turi būti nurodomi akto įvadinėje dalyje. Dėstomojoje dalyje pateikiami komisijos nustatyti faktai. Išvadose nustatyti faktai apibendrinami, gali būti pateikiami siūlymai. Aktą pasirašo visi įvadinėje dalyje nurodyti asmenys.
Perėmimo akto įvadinėje dalyje nurodomas teisinis veiksmų pagrindas, įrašomas perdavėjas (-ai) (pareigos, vardas ir pavardė) ir perėmėjas (-ai) (pareigos, vardas ir pavardė). Įvardijami perduodami dalykai nurodomi jų pavadinimai ir kiekis. Aktą pasirašo perdavėjas ir perėmėjas. Gali būti tvirtinama įstaigos vadovo parašu. Tvirtinimo žyma nerašoma, kai perduodantys asmenys yra įstaigų vadovai ar jų įgalioti asmenys.
Nebūtina rašyti PERDAVIMO IR PRIĖMIMO AKTAS, gali būti tik PERDAVIMO AKTAS.
ĮGALIOJIMAS
Įgaliojimu įstaiga ar asmuo suteikia teisę kitam asmeniui jo vardu atlikti nurodytus veiksmus. Įgaliojimo antraštinę dalį sudaro įstaigos pavadinimas arba įgaliojančio asmens vardas ir pavardė, dokumento pavadinimas (ĮGALIOJIMAS), data ir adresatas.
Įgaliojimas rašomas pirmuoju arba trečiuoju asmeniu: įgalioju, įgaliojame arba neutralesne trečiojo asmens forma Valdyba įgalioja, gali būti vartojamas ir neveikiamosios rūšies dalyvis įgaliojamas.
Jei antraštinėje dalyje įgaliotojas nenurodytas, tekstas pradedamas įvardžiu AŠ (vardas, pavardė, asmens kodas, gyv. vieta, paso duomenys), įgalioju
Įstaigų įgaliojimą galima rašyti neveikiamąja forma, pvz.: Jonas Jonaitis (gyvenamoji vieta, paso duomenys) įgaliojamas
Toliau įvardijamas įgaliotinis (įgaliojamasis asmuo): nurodomas jo vardas, pavardė, paso duomenys ir apibūdinama tai, kas įgaliojama atlikti.
Individualų įgaliojimą pasirašo įgaliojantis asmuo, įstaigos jos vadovas ir buhalteris.
Jei privataus asmens įgaliojimas yra svarbus, jį turi patvirtinti notaras.
PAŽYMA
Pažymos išduodamos suinteresuotoms įstaigoms ar asmenims. Jose pateikiami duomenys (apie įstaigą, jos struktūrinį padalinį, asmenų darbą, išsilavinimą ir kt.), aprašomi įvykiai ar faktai.
Antraštė gali būti prijungta prielinksniu APIE: PAŽYMA APIE DARBO UŽMOKESTĮ. Dokumento pavadinimas ir antraštė gali sudaryti vientisą kilmininko junginį : PATIKRINIMO PAŽYMA.
Pažymos tekstas gali būti skirstomas skyriais, punktais ir jų papunkčiais, baigiamas išvadomis. Tekste gali būti lentelių, grafikų arba jie įforminami kaip priedai, gali būti pridėta dokumentų kopijų. Prie pažymos pridedami dokumentai vardijami teksto pabaigoje. Paskutinė teksto pastraipa pradedama didžiosiomis raidėmis rašomu žodžiu PRIDEDAMA, po šio žodžio dedamas taškas, jei pridedamas tik vienas dokumentas, ir didžiąja raide pradedamas rašyti pridedamo dokumento pavadinimas. Jei pridedama keletas dokumentų, po PRIDEDAMA dedamas dvitaškis, kiekvienas dokumentas rašomas iš naujos eilutės, numeruojamas, nurodomas jų lapų ir egzempliorių skaičius. Eilučių gale rašomas taškas.
Patikrinimo pažymą pasirašo tikrinimą atlikęs tarnautojas ar jų grupė. Pažymą, kuri išduodama ir adresuojama konkrečiam asmeniui ar įstaigai, pasirašo įstaigos vadovas ar kitas įgaliotas asmuo.
PRAŠYMAS
Prašymas įstaigai ar vadovui skirtas raštas, kuriuo ko nors prašoma ar pageidaujama, adresuotas pareigūnui ar įstaigai. Nors prašymo forma nėra patvirtinta, tačiau derėtų laikytis bendrųjų dokumentų rengimo ir įforminimo reikalavimų: rašyti A4 formato lape, palikti paraštes, surašyti privalomus rekvizitus (adresantą, adresatą, pavadinimą, datą, tekstą, parašą).
Adresantas (tai asmuo, kuris rašo prašymą) rašomas lapo viduryje: vardas, pavardė vardininko linksniu (kas?). Vardo ir pavardės apačioje gyvenamoji vieta, telefono numeris, elektroninio pašto adresas (jei prašytojas tokį turi). Jei prašymą įstaigos darbuotojas adresuoja vadovui, nurodo savo pareigas ir padalinį.
Adresatas rašomas iš naujos eilutės kairėje pusėje naudininko linksniu (kam?).
Lapo viduryje rašoma PRAŠYMAS, po juo nurodoma data ir vietovė.
Tekstas pradedamas rašyti neutraliu prašymo žodžiu Prašau, Prašome. Mandagesnė forma yra Prašyčiau, Prašytume. Po prašomojo veiksmažodžio nusakomas pats prašymas, gali būti dėstomi jo motyvai ir aplinkybės. Tai galima pasakyti šalutiniu sakiniu, prijungtu jungtukais nes, kadangi. Prašymą galima pradėti nuo priežasčių vardijimo, o tik paskui formuluoti prašymą. Jei prie prašymo pridedami priedai, juos reikia nurodyti teksto pabaigoje.
Po tekstu prašytojas pasirašo ir įskaitomai parašo savo vardą ir pavardę.
PAVYZDYS
---------------
(vardas, pavardė)
Vilniaus g. 1-1, LT-19120 Širvintos
Tel. 5 11 11
UAB ,,Ąžuolas Direktoriui
PRAŠYMAS
2004-01-02
Širvintos
Prašau priimti mane dirbti vairuotoju nuo 2004 m. sausio 20 d.
(Parašas)
PAVYZDYS
--------------
Širvintų rajono savivaldybės administracijos Bendrojo skyriaus vyriausiasis specialistas (vardas, pavardė)
Širvintų rajono savivaldybės administracijos
Direktoriui
PRAŠYMAS
2004-02-02
Širvintos
Prašyčiau leisti mane nemokamų atostogų 2004 m. vasario 10-20 dienomis, kadangi turiu vykti į egzaminų sesiją Kauno technologijos universitete.
(Parašas)
SUTARTIS
Sutarčių būna įvairių: darbo, nuomos, prekybos, paslaugų teikimo, bendradarbiavimo ir kt. sutartys.
Sutartis turi turėti antraštinę ir įvadinę dalį, tekstą ir parašus. Sutarties partneriai vadinasi sutarties šalys (ne pusės), atskirų sutarčių rūšių šalys gali būti vadinami konkretesniais pavadinimais: darbdavys ir darbuotojas, pirkėjas ir pardavėjas, teikėjas (tiekėjas) ir gavėjas, užsakovas ir atlikėjas ir pan. Sutartyje iš pradžių įvardijami tikrieji šalių vardai, prieš juos gali būti įvardis Mes. Netinka pasakymai iš vienos pusės, iš kitos pusės.
Jei sutarties šalis yra privatus asmuo, nurodomas jo vardas, pavardė, paso duomenys (asmens kodas, paso numeris, išdavimo data). Jei sutarties šalis yra įmonė ar įstaiga, rašomas jos pavadinimas, vadovo ar įgaliotojo asmens pareigos, vardas ir pavardė.
Sutarties įvadinė dalis baigiama žodžiais sudaro (-ė) šią sutartį arba sudarome (-ėme) šią sutartį (jei sutartis buvo pradėta įvardžiu Mes).
Tekste išdėstoma sutarties esmė, sąlygos, šalių pareigos, teisės, darbo atlikimo būdai, terminai, atsiskaitymo tvarka ir kt. Kiekvienam dalykui skiriamas atskiras punktas (gali būti ir papunkčiai) ar skyriai su antraštėmis.
Pabaigoje nurodomas sutarties egzempliorių skaičius ir kam jie skiriami. Gali būti pateikiami šalių juridiniai adresai ir rekvizitai. Jie rašomi vienas po kitu.
Šalių parašai išdėstomi vienas po kitu. Rašomas įmonės (įstaigos) vadovo ar atstovo pareigų pavadinimas ir parašas, privataus asmens parašas.
GYVENIMO APRAŠYMAS
Tai trumpas savo gyvenimo ir veiklos pateikimas raštu (lotyniškai curriculum vitae arba CV).
Rašoma laisva forma, tačiau rekomenduotina laikytis bendrųjų raštvedybos taisyklių. Pageidautina, kad būtų trumpas ir informatyvus.
Duomenis apie save galima įvairiai grupuoti. Svarbiausios grupės: asmeniniai duomenys, išsilavinimas, darbo ar profesinė patirtis, mokslinė ar pedagoginė veikla, įgūdžiai ir sugebėjimai, gali būti nurodomi pomėgiai ir (ar) asmeninės savybės.
Pateikiant asmeninę informaciją, būtina nurodyti vardą, pavardę ir ryšių duomenis (telefonus, el. pašto adresą). Pageidautina amžių arba gimimo datą. Nebūtina, bet galima pateikti ir daugiau informacijos ape save: nurodyti gyvenamąją vietą, šeiminę padėtį, tautybę, pilietybę ir pan.
Darbo patirtį aprašyti galima keliais būdais. Pirmasis pradėti nuo dabartinės darbovietės ir baigti pirmąja. Kitas pradėti nuo pirmosios darbovietės ir baigti paskutiniąja. Galima nurodyti pareigų pavadinimus, atsakomybę, rezultatus ir laimėjimus. Tai svarbu ieškantiems darbo ar siekiant aukštesnių pareigų.
Aprašant įgūdžius ir sugebėjimus, tikslinga pateikti tokią informaciją: kalbų mokėjimas, to mokėjimo lygis, sugebėjimas dirbti kompiuteriu (kokiomis programomis), vairavimo įgūdžiai ir kt.
Pomėgius nurodyti patartina tik ieškantiems darbo, bet tai nebūtina informacija.
Pastaruoju metu dažnai į gyvenimo aprašymus įtraukiamos ir asmeninės savybės. Tai daryti tikslinga tik ieškantiems darbo, tačiau nereikia girtis. Derėtų susieti tik su siekiamomis pareigomis.
PAVYZDYS
-------------
GYVENIMO APRAŠYMAS
Vardas, pavardė
Adresas, telefonas, el. paštas
Gimimo vieta
Pilietybė
Šeiminė padėtis (išvardyti šeimos narius)
Išsilavinimas
Darbo patirtis
(data, pagrindinės pareigos, įstaiga)
Kvalifikacijos kėlimas
Kalbos
(skaito su žodynu, gali susikalbėti, laisvai kalba)
Darbas kompiuteriu
(kokiomis programomis gali dirbti)
Asmeninės savybės
Pomėgiai
Šaltiniai
Dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklės. Valstybės žinios, 2001, Nr. 30-1009, 42-1480, 94-3337; 2002, Nr. 70-2956.
Įstatymų ir kitų teisės aktų rengimo rekomendacijos.- Valstybės žinios, 2002, Nr. 50-1923.
Vladarskienė R. Dokumentų tekstai, Vilnius: Lietuvių kalbos instituto leidykla, 2003.
Rinkevičienė A. Dokumentų įforminimo ir rašymo rekomendacijos, Šiauliai: Šiaulių universiteto leidykla, 2001.
Vladarskienė R. Gimtoji kalba. Kaip rašyti gyvenimo aprašymą, 2003, Nr .1, 6 p.
